E-Mail-Archivierung ist sowohl in der Schweiz als auch in Deutschland Pflicht!
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Sachlage Deutschland:
Allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen:
Emails, die Dokumente im Sinne von Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen, sind lt. § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen:
- Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene und abgesandte Handelsbriefe* oder Buchungsbelege.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist für archivierte Emails beträgt sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre für alle anderen oben genannten Mails. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.
Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen. Werden durch höhere Gewalt, z.B. Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden.
Sachlage Schweiz:
Allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen
Im Obligationenrecht unter Artikel 962 finden wir folgenden Eintrag:
Ziffer 1
Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz* sind während zehn Jahren aufzubewahren
Ziffer 2
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.
Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten
Ein Verstoss gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist auch in der Schweiz strafbar und führt im Zweifelsfall zu Zwangsgeld, Steuerschätzungen oder Verlust von Steuervorteilen.
Kann ein Unternehmer die eingeforderten E-Mails nicht vorlegen, haftet er unter Umständen gegenüber dem Finanzamt. Werden Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt, muss er mit weitreichenden Strafen rechnen. Fehlende beweiskräftige Unterlagen können nicht nur im steuerrechtlichen Bereich, sondern auch bei vertrags- und arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen zu Problemen führen. Bei fahrlässiger Handlung wird auch der IT-Leiter mit rechtlichen Konsequenzen, Abmahnung oder gar Kündigung konfrontiert.