Während die Pflicht zur Archivierung von klassischen Geschäftsdokumenten weitestgehend verinnerlicht ist, wird zumeist unterschätzt, dass es heutzutage die E-Mails sind, die, genauso wie früher die wichtigen Sachen, die wir alle akribisch in Ordnern und Schränken archiviert haben, entsprechend sicher aufzubewahren sind. Über die Rechtslage in Deutschland und in der Schweiz möge sich der Leser im Netz oder bei einer Fachberatung informieren; als Orientierungshilfe (und nicht mehr als das!) mag unser Whitepaper „E-Mail-Archivierung: die Rechtslage” dienen. Als Faustregel gilt: hat man zumutbare technische Aufwendungen für die Archivierung getroffen, ist man im Falle eines Falles wohl auf der sicheren Seite. Hat man aber die Kosten gescheut, so dass gar ein Verlust des Archivs absehbar war, muss man evtl. mit Konsequenzen rechen.
Nun ist für den loggPRO®– und erst recht der loggPRO®.dms-Anwender eine Selbstverständlichkeit, dass die zu einem gegebenen logistischen Vorgang (Auftrag) dazugehörigen Dokumente wie z.B. E-Mails – ob nun eingehend oder abgehend – nach eigenem Ermessen als solche mit „abgeheftet” werden. Dieser, sagen wir MS-Exchange-Connector1 für loggPRO®.dms erfreut sich großer Beliebtheit, was angesichts des damit verbundenen Komforts nicht sonderlich überrascht.
Eine andere Frage ist freilich die, ob man mit einer solchen Vorrichtung nicht gleich der Archivierungspflicht mit begegnen könnte. Diese Frage ist wohl zu bejahen. Denn die Speicherung von E-Mails (was man ja automatisch machen lassen kann2) in einer loggPRO®.dms-Datenbank ist fälschungssicher und je nach geschalteten Datenbank-Features u.U. einbruchssicher verschlüsselt, geshadowed oder sonst hochverfügbar. Und zu guter Letzt ist es noch desimilar redundant gespeichert, weil über die Speicherung im Mailserver selbst (i.e. MS Exchange edb-Datenbanken) eine ganz anders geartete Instanz, hier der Caché-Server, alles anderweitig absichert.
Der Explorer des loggPRO®.dms. Oben links sieht man den Ordner „Exchange-Archiv”, in dessen Unterordnern E-Mails archiviert werden.